Phòng Hành chính, Quản lý khoa học và Thư viện
a) Nhiệm vụ của công tác hành chính
- Về công tác tổ chức - cán bộ
+ Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Viện về cơ cấu tổ chức, nhân sự của Viện.
+ Quản lý, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước và và các quy định của Viện Hàn lâm về quyền lợi và trách nhiệm của viên và người lao động.
+ Theo dõi, giúp việc cho Lãnh đạo Viện về việc ký kết các hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng lao động, hưu trí, kéo dài thời gian công tác. Hoàn thành hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với viên chức quản lý đúng quy định của nhà nước và hướng dẫn của Viện Hàn lâm.
+ Báo cáo, lập danh sách cán bộ cử đi đào tạo, bồi dưỡng thi nâng ngạch, chuyển ngạch.
+ Quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội.
- Về công tác thi đua, khen thưởng
+ Dự thảo kế hoạch, chương trình thi đua trình Hội đồng thi đua khen thưởng Viện.
+ Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch thi đua, sơ kết, tổng kết thi đua hàng năm.
+ Tham mưu, đề xuất các hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân.
+ Hướng dẫn các tập thể, cá nhân hoàn thiện hồ sơ thi đua, khen thưởng.
+ Dự thảo các báo cáo thi đua, khen thưởng của Viện.
+ Quản lý hồ sơ thi đua của Viện.
- Về công tác văn thư, hành chính
+ Tiếp nhận và quản lý công văn đi, đến, trình Lãnh đạo Viện và chuyển đến các bộ phận liên quan để giải quyết.
+ Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của nhà nước.
+ Lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định về công tác lưu trữ.
+ In sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Viện.
+ Soạn thảo công văn đi, quyết định cử đi công tác, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện.
+ Thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác về công tác văn thư theo đúng quy định của nhà nước.
- Về công tác cơ sở vật chất
+ Lập kế hoạch, đề xuất phương án, tổ chức xây dựng, sửa chữa, quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của Viện.
+ Phối hợp với các phòng chuyên môn xây dựng và triển khai kế hoạch trang bị, đổi mới trang thiết bị của Viện theo kinh phí do Viện Hàn lâm cấp theo thứ tự ưu tiên.
+ Mua sắm vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm, phục vụ các hoạt động khoa học chung của Viện.
+ Bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên các trang thiết bị, nhà cửa của Viện
+ Hàng năm tổ chức kiểm kê, thanh lý tài sản của Viện theo quy định.
- Về công tác pháp chế
+ Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Lãnh đạo Viện trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế, Nội quy cơ quan, các quy định khác của Viện.
+ Tham gia soạn thảo mẫu hợp đồng lao động; tham gia tư vấn về mặt pháp lý đối với dự thảo các hợp đồng theo sự phân công của Lãnh đạo Viện.
+ Phối hợp các bộ phận liên quan giúp Lãnh đạo Viện góp ý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, tổ chức gửi xin ý kiến.
+ Phối hợp với các bộ phận có liên quan phổ biến, giáo dục pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của Viện cho người lao động.
+ Tham gia tư vấn về mặt pháp lý đối với các quyết định về tổ chức, quản lý của Viện theo sự phân công của Lãnh đạo Viện.
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Lãnh đạo Viện giải quyết tranh chấp để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Viện và người lao động.
- Về công tác tài chính, kế toán
+ Tính toán lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng cho cán bộ Viện. Theo dõi, tính toán các chế độ bảo hiểm cho cán bộ Viện
+ Thực hiện công tác tài chính, kế toán cho các đề tài, nhiệm vụ của Viện.
+ Hướng dẫn, hỗ trợ các đề tài cấp cơ sở, cấp bộ, cấp nhà nước trong công tác lập dự toán, quyết toán.
+ Thực hiện việc chi, thu tiền mặt: Lập sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, cập nhật báo cáo thu chi hằng ngày, tháng, quý, năm.
+ Báo cáo tài chính định kì theo yêu cầu của Viện Hàn lâm.
- Về công tác lễ tân tạp dịch
+ Thực hiện công tác vệ sinh trong toàn bộ khuôn viên Viện: làm vệ sinh sạch sẽ phòng lãnh đạo, hội trường, các cầu thang, các hành lang khu hành chính, các khu nhà vệ sinh.
+ Phục vụ nước uống cho các buổi lễ, hội, họp toàn Viện.
- Về công tác lái xe, phòng cháy chữa cháy và dân quân tự vệ
+ Lái xe : Hoàn thành nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo và phục vụ đưa đón cán bộ thực hiện các hoạt động khoa học chung của Viện.
+ Phòng cháy chữa cháy và dân quân tự vệ: theo đúng quy định của Viện Hàn lâm.
- Quản lý trụ sở 27 Trần Xuân Soạn và thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng phân công.
b) Nhiệm vụ của công tác quản lý khoa học và hợp tác quốc tế
- Xây dựng kế hoạch hoạt động khoa học dài hạn, hàng năm và đột xuất của Viện.
- Quản lý các hệ đề tài/nhiệm vụ cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp cơ sở và khoa học chung của Viện.
- Tổ chức các cuộc hội thảo và toạ đàm khoa học chung (không thuộc các đề tài/ nhiệm vụ) của Viện.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý khoa học của Viện.
- Xây dựng kế hoạch đối ngoại hàng năm và chuẩn bị các thủ tục cho các đoàn ra, đoàn vào.
- Xây dựng quy chế, bản ghi nhớ, tổ chức hợp tác nghiên cứu và đào tạo giữa Viện Nghiên cứu Tôn giáo với đối tác quốc tế và trong nước theo quy định pháp luật hiện hành và của Viện Hàn lâm
c) Nhiệm vụ của công tác thư viện
- Tìm kiếm, bổ sung và xử lý Thông tin - Sách, Báo, Tạp chí, Tư liệu nghiên cứu tôn giáo.
- Phục vụ bạn đọc và bảo quản tài liệu.
- Tìm kiếm thông tin, dịch thuật tài liệu nghiên cứu tôn giáo tiếng nước ngoài.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo Viện.
